Süreç Yönetimi ve Etki Alanları

Süreç Yönetimi pek çok farklı yönetim disiplinlerine kaynak sağlayan gerek yönetsel gerekse operasyonel iş süreçlerinin yürütülmesini modelleyerek, kurumsal bilgi hafızasını canlı tutan önemli bir disiplindir. Bu bağlamda süreç yönetimi ile en önem arz eden Ürün & Müşteri Sınıflandırması, Doküman Yönetim Sistemi, Performans Yönetimi, Risk Yönetimi alanlarının etkileşimi bu yazıda özetlenmiştir.

Süreç Yönetimi

Süreç yönetimi, bir organizasyonun faaliyetlerini planlama, takip etme, değerlendirme ve sürekli olarak iyileştirme amacını taşır. Süreç yönetiminde kullanılan metodolojiler, iş süreçlerini tanımlamak, analiz etmek, optimize etmek ve izlemek için stratejik bir yaklaşım sunar. Bu, organizasyonun hedeflerine daha etkili bir şekilde ulaşmasına yardımcı olur.

Süreç yönetimi, iş süreçlerini bütünleştirerek iş birliğini artırır ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlar. Ayrıca, süreçlerin belirlenen hedeflere uygunluğunu değerlendirme, riskleri azaltma ve müşteri memnuniyetini artırma gibi avantajları da beraberinde getirir.

Süreç Yönetimi Aşamaları ve Detayları

Süreçleri Belirleme: İlk adım, işletmenin temel süreçlerini tanımlamak ve belirlemektir. Bu aşama, işletmenin ana faaliyetlerini ve bu faaliyetlerin nasıl entegre edildiğini anlamayı gerektirir.

Süreçleri Analiz Etme: Bu aşamada, süreçlerin mevcut durumu incelenir. Performans metrikleri kullanılarak süreçlerin verimliliği ve etkinliği değerlendirilir. Bu analiz, süreçlerin zayıf noktalarını ve iyileştirme fırsatlarını ortaya çıkarır.

Süreçleri Tasarlama: Süreçler, iş hedeflerine daha iyi hizmet etmek için yeniden tasarlanır. Bu, gereksiz adımların çıkarılmasını, süreçlerin otomatikleştirilmesini veya yeniden düzenlenmesini içerebilir.

Süreçleri Uygulama: Yeniden tasarlanan süreçler, işletme içinde uygulanır. Bu aşama, çalışan eğitimi ve süreç değişikliklerinin entegrasyonunu içerir.

Sürekli İyileştirme: İşletmeler, süreçlerin performansını sürekli olarak izler ve geliştirir. Bu, müşteri geri bildirimlerini, pazar trendlerini ve yeni teknolojileri dikkate alarak süreçlerin sürekli güncellenmesini içerir.

Süreç Yönetiminin Faydaları

Verimlilik: Süreç yönetimi, iş süreçlerinin daha akıcı ve verimli hale gelmesini sağlar.

Motivasyon: Çalışanlar, iyileştirilmiş süreçler sayesinde daha etkin ve tatmin edici bir çalışma ortamı bulur.

Müşteri Memnuniyeti: İyi yönetilen süreçler, müşteri beklentilerini daha iyi karşılar ve müşteri sadakatini artırır.

Süreç Yönetimi Ürün & Müşteri Sınıflandırma İlişkisi

Ürün ve müşteri sınıflandırması, şirketlerin ürün ve müşteri portföylerini daha iyi anlamalarına ve yönetmelerine yardımcı olan bir araçtır. Bu sınıflandırma, ürünleri ve müşterileri benzerlik ve farklılıklara göre gruplandırılmasına olanak tanır.

Ürün ve müşteri sınıflandırması, süreç yönetimine önemli katkılarda bulunur. Bu katkılar şunlardır:

Süreçlerin etkinliğini ve verimliliğine katkıda bulunur.
Müşteri memnuniyetini ve bağlılığını arttırır.
Karlılığı arttırır.

Ürün ve müşteri sınıflandırmasını etkin bir şekilde kullanmak için, aşağıdakileri göz önünde bulundurmanız önemlidir:

Ürün ve müşteri sınıflandırması için kullanılacak kriterler, organizasyonun hedeflerine ve ihtiyaçlarına uygun olmalıdır.
Ürün ve müşteri sınıflandırması güncel verilere dayanmalıdır. Verilerin düzenli olarak güncellenmesi sınıflandırma doğruluğunu ve etkinliğini sağlar.
Ürün ve müşteri portföyünüz değiştikçe, sınıflandırmanızı da güncellemeniz gerekir.

Müşteri Sınıflandırmasının Süreç Yönetimine Etkisi

Müşteri sınıflandırması, müşterilerin benzerliklerine ve farklılıklarına göre gruplandırılmasını sağlar. Bu, müşterilerin ihtiyaçlarını, davranışlarını ve değerini daha iyi anlaşılmasını sağlar. Bu bilgiler, müşteri memnuniyetini artırmayı, satışları ve karlılığı artırmayı sağlayabilmektedir. Ya da bir müşteri hizmetleri organizasyonu, müşterilerini şikayetlerinin türüne göre sınıflandırabilir. Bu, şikayetleri daha hızlı ve etkili bir şekilde çözmek için kullanılabilir.

Mevcut müşterilerin sınıflandırılması için B2B pazarlama uzmanlarının kullanabileceği yöntemlerden biri, müşterilerin bağlılıklarına ve sağladığı karlılığa göre sınıflandırılmasını sağlayan kullanışlı bir analizdir.

Müşteri sınıflandırmasının genel olarak sağladığı yararlar aşağıdaki gibidir:

Müşteri sınıflandırması, müşterilerin ihtiyaçlarını ve davranışlarını daha iyi anlaşılmanı sağlayarak, müşteri ilişkileri yönetimini kolaylaştırır. Bu da müşteri memnuniyetini ve bağlılığını artırır.
Müşteri sınıflandırması, karlı müşterileri ve potansiyel müşterileri belirlenmesinde yardımcı olmaktadır. Bu bilgiler, satış ve pazarlama çabalarını daha etkili bir şekilde odaklamak için kullanılır, satışları ve karlılığı arttırır.
Müşteri sınıflandırması, müşteri şikayetlerini daha hızlı ve etkili bir şekilde çözülmesine yardımcı olmaktadır. Bu da müşteri memnuniyetini ve bağlılığını arttırmaktadır.

Süreç yönetimi aslen müşterinin sesine göre kaliteyi maksimize eden ve bunun yanında kontrol altında olan iş süreçlerinin maliyetlerini azaltma yönündeki anahtar göstergeleri incelemektedir. Bu nedenle sınıflandırılmış ve müşterilerin kendi dinamikleri ışığında sınıflandırılmış müşterileri hedefleyerek modellenene süreçler ve bu süreçlerin yönetimi çıktılar bakımından müşterilere dokunduğu noktalarda, organizasyonun stratejik hedeflerine ulaşabilmesi adına ipuçlarını içermekte, ölçümleyebilmekte, geliştirici önlemlerin alınmasına yardımcı olabilmektedir.

Ürün Sınıflandırmasının Süreç Yönetimine Etkisi

Ürün sınıflandırması, ürünleri benzerlik ve farklılıklara göre gruplandırılmasını sağlar. Ürün yaşam döngülerinin, kombinasyonlarının ve özelliklerinin daha derinlemesine anlaşılmasına da yardımcı olur. Ürünlerin daha verimli bir şekilde üretilmesine, pazarlanmasına ve satılmasına olanak tanır. Alternatif olarak, bir satış organizasyonu ürünleri fiyata göre sınıflandırabilir. Bu, ürünlerin hangi fiyat skalasında satıldığını ve hangi pazar segmentini hedeflediğini daha iyi anlaşılmasına yardımcı olacaktır. Ürün sınıflandırması, süreç yönetimine şu şekilde katkıda bulunabilir:

Ürün sınıflandırması, ürünlerin benzerliklerini ve farklılıklarını ortaya çıkararak, ürünlerin daha verimli bir şekilde üretilmesini, pazarlanmasını ve satılmasını sağlar. Örneğin, benzer özelliklere sahip ürünler aynı üretim hattında üretilebilir. Bu, üretim verimliliğini artırabilir.
Ürün sınıflandırması, müşterilerin ihtiyaçlarını ve beklentilerinin daha iyi anlaşılmasına yardımcı olur. Bu bilgiler, müşterilere daha alakalı ürünler ve hizmetler sunmak için kullanılır, müşteri memnuniyetini ve bağlılığını arttırır.
Ürün sınıflandırması, karlı ürünlerin ve karlı olmayan ürünlerin belirlenmesine yardımcı olur, kaynak tahsisini daha iyi bir şekilde yönetmek için kullanılır.
Kârın artmasını destekler.

Ürünlerin sınıflandırılması, daha çok müşteri sınıflandırmasına göre şekillenmektedir. İstisna sektörler(Hammadde vb.) haricinde olan tüm sektörlerde bu eğilim müşterilerin tüketim alışkanlıkları ve eğilimleri üzerinden ürünlerin özelleştirilmesi ve sınıflandırılması ile sonuçlanmaktadır. Ürün gruplarına özel olarak yapılan iş süreçleri tasarımı ile ürün bazında hedef kitle olan müşterilerin istekleri doğrultusunda tedarik zinciri öğelerinin öznelleştirilerek kaliteli iş çıktılarına ulaşılması sağlanabilir. Çıktıların yönetimi ve ulaşılması istenen hedeflerin süreç yönetimi disiplininin sistematik yaklaşımı ve simüle edilebilir yinelenen iş süreçleri modellemesi ile Operasyonel mükemmellik müşteri sınıfının beklentileri doğrultusunda yapılabilir olacaktır.

Doküman Yönetim Sistemi

Doküman Yönetim Sistemi (DYS), organizasyonların belge oluşturma, paylaşma, depolama, izleme ve güncelleme süreçlerini yönetmelerine olanak tanır. Elektronik ortamda belge yönetimi, kâğıt tabanlı sistemlerden daha etkili, hızlı ve güvenilirdir. DYS, belgelerin düzenlenmesini, sürümler arasında geçiş yapmayı ve erişimi sınırlamayı kolaylaştırarak bilgi yönetimini güçlendirir.

DYS ayrıca uyumluluk gereksinimlerini karşılamak, güvenliği sağlamak ve belgeye erişimi sınırlamak için gereken kontrolleri sağlar. Bu, hassas bilgilerin güvenliğini artırır ve veri bütünlüğünü korur.

Süreç Yönetimi ve Doküman Yönetim Sistemi Entegrasyonu

Süreç yönetimi ve doküman yönetimi sistemlerinin entegrasyonu, organizasyonların iş süreçlerini daha verimli bir şekilde yönetmelerini sağlar. Süreçlerle ilgili belgelerin doğru zamanda doğru kişilere ulaşmasını sağlar, bu da karar alma süreçlerini hızlandırır. Ayrıca, süreç iyileştirme çabalarını destekleyerek organizasyonun sürekli gelişimini sağlar.

Süreç yönetimi ve doküman yönetimi sistemlerinin entegrasyonu için bazı özel uygulamalar şunlardır:

Süreçler için iş akışları oluşturma

Dokümanların süreç boyunca hareketini izleme
Dokümanların gerekli onaylardan geçmesini sağlama
Dokümanlara erişimi kontrol etme

Süreç yönetimi ve doküman yönetimi sistemlerinin entegrasyonu, organizasyonlara aşağıdaki faydaları sağlayabilir:

İş süreçlerinin verimliliğini artırmak
Karar alma süreçlerini hızlandırmak
Müşteri memnuniyetini artırmak
Maliyetleri düşürmek
Yasal uyumluluğu sağlamak

Süreç Yönetimi ve Doküman Yönetim Sistemi, organizasyonların rekabet avantajı elde etmelerine ve operasyonel mükemmelliği sağlamalarına yardımcı olan güçlü bir araçtır. Bu sistemlerin etkin bir şekilde kullanılması, organizasyonların daha esnek, verimli ve müşteri odaklı hale gelmelerini sağlar.

Bu nedenle, organizasyonların süreç yönetimi ve doküman yönetimi sistemlerine yatırım yapmaları ve bu sistemleri etkin bir şekilde entegre etmeleri, gelecekteki başarıları için önemli bir adımdır.

Performans Yönetimi

Performans yönetimi, bir organizasyonun ve onun çalışanlarının performansını sistematik bir şekilde yönetme ve geliştirme sürecidir. Bu süreç, hedef belirleme, performans değerlendirmesi ve geliştirme planlarının oluşturulması gibi unsurları içerir. Performans yönetimi, çalışanların ve ekiplerin hedeflerine ulaşmasını, gelişimini ve kariyer ilerlemesini destekler.

Performans Yönetiminin Amaçları

Şirketlerde kurum kültürünü oluşturur ve güçlendirir.

Çalışanları çalışmaya teşvik eder.

Kaliteli insan gücü yaratmak.

Etkili Performans Yönetimi için Temel Hususlar

Performans yönetiminin etkili olmasını sağlamak için kuruluşlar aşağıdaki temel faktörleri göz önünde bulundurmalıdır:

Net hedefler: Performans yönetiminin hedefleri açık olmalı ve kurumun genel hedefleriyle uyumlu olmalıdır.

Tutarlı yaklaşım: Performans yönetim süreci tutarlı olmalı ve kurum genelinde tutarlı bir şekilde uygulanmalıdır.

İletişim: İletişim, etkili performans yönetiminin anahtarıdır. Hem çalışanlar hem de yöneticiler açık ve düzenli bir şekilde iletişim kurmaya teşvik edilmelidir.

Çalışan katılımı: Çalışanlar performans yönetim sürecine dahil edilmeli ve kendi performans ve gelişimlerini sahiplenmeye teşvik edilmelidir.

Performans ve Süreç Yönetiminin Entegrasyonu:

Süreç yönetimi, bir kurumun performansının sürekli olarak iyileştirilmesini sağlayan ve süreçleri temel “varlık” kabul eden bir yönetim disiplinidir. Süreç, aralarında birlik olan veya belli bir düzen veya zaman içinde tekrarlanan, ilerleyen, gelişen olay ve hareketler dizisidir.

Süreç yönetimi, bir işletmenin veya kuruluşun performansını, süreçlerin etkili yönetimi ve iyileştirilmesi yoluyla sürekli olarak geliştirmeyi hedefleyen stratejik bir yönetim disiplinidir. Bu yaklaşım, iş süreçlerini bir organizasyonun temel varlıkları olarak görür ve bu süreçler, çeşitli faaliyetler, görevler ve kararlar arasındaki ilişkileri içerir. Süreçler, genellikle bir amaca hizmet etmek üzere tasarlanmış bir dizi adımdan oluşur ve bu adımlar, belirli girdileri alıp, değer katma yoluyla çıktılar üretir.

Performans yönetimi ve süreç yönetimi, bir organizasyonun başarısını maksimize etmek için birlikte çalıştığında, sinerjik bir etki yaratır. Performans yönetimi, bireylerin ve ekiplerin hedeflerine ve beklentilerine odaklanırken, süreç yönetimi, bu hedeflerin gerçekleştirilmesi için gerekli iş süreçlerinin etkinliğini ve verimliliğini iyileştirmeye yöneliktir. Bu iki disiplinin entegrasyonu, işletmelerin hem mikro (bireysel ve takım düzeyi) hem de makro (organizasyonel süreçler) düzeyde performansını artırır. Süreç yönetimi ile optimize edilen iş akışları, çalışanların daha etkili ve verimli çalışmalarını sağlar, böylece performans yönetimi hedeflerine ulaşılmasını kolaylaştırır.

Risk Yönetimi

Risk yönetimi, şirketlerin gelecekteki belirsizliklerle başa çıkması için stratejiler
geliştirmesini içerir. Bu, olası riskleri tanımlamayı, değerlendirmeyi, izlemeyi ve azaltmayı içerir. İyi bir risk yönetimi, şirketin operasyonel sürekliliğini sağlamak ve kriz durumlarına karşı hazırlıklı olmak için kritik öneme sahiptir.

Risk yönetimi aşağıdaki unsurları içerir:

1. Risk Tanımlama: Olası riskleri belirleme ve analiz etme.

2. Risk Değerlendirmesi: Risklerin olasılığını ve etkisini değerlendirme.

3. Risk Azaltma ve Yönetim Planları: Risklerle başa çıkmak için stratejiler ve
planlar oluşturma.

4. Risk İzleme ve Uyum: Risklerin takibi, sürekli olarak riskleri değerlendirme
ve uyum sağlama.

Süreç Yönetimi ile Risk Yönetimi, birlikte çalışarak şirketlerin daha iyi performans göstermesine ve daha güçlü bir temel oluşturmasına yardımcı olur. İyi bir süreç yönetimi, risklerin belirlenmesi ve azaltılması için güçlü bir zemin sağlar. Risk yönetimi ise süreçlerin beklenmedik durumlara
karşı daha hazırlıklı olmasını sağlar.

Her iki yönetim türü de birbirini tamamlar ve modern işletmelerin sağlam bir
yönetişim ve sürdürülebilirlik anlayışı için temel unsurları oluşturur. Süreç Yönetiminin müşterinin sesine odaklanmış kalite anlayışını kazien ile geliştirme yaklaşımı, doküman yönetim sistem gibi sistemler ile ilişkilendiğinde olası risklerin ve uyuma aykırı noktaların belirlenerek süreç bazlı etkin risk yönetiminin yapılabilmesine de olanak sağlamaktadır.

Süreç Yönetimi ve Etki alanları – Süreç Madenciliği Etkileşimi

Süreç Madenciliği Nedir?

Veri bilimi ve makine öğrenmesi, iş dünyasında büyük ölçekteki veriyi bilgiye çevirerek büyük etki yaratmaktadır. Bu alanlar, büyük miktarda veriyi analiz ederek öngörülerde bulunma ve karar verme süreçlerini geliştirme konularında aktif olarak da kullanılmaktadır. Ancak veri madenciliği dünyasında daha az bilinen ancak bir o kadar önemli bir konu var: Süreç Madenciliği. Süreç madenciliği, iş süreçlerinin analizi ve iyileştirilmesi için kullanılan bir veri madenciliği tekniği olarak öne çıkmaktadır. Özellikle transaction log verisi bulunan büyük kuruluşlarda Operasyonel süreçlerin derinlemesine analizi için kullanılmaktadır.

Süreç madenciliği, iş süreçlerinin nasıl gerçekleştiğini anlamak için olay kayıtlarını (event log) analiz eden bir veri madenciliği yaklaşımıdır. Olay kayıtları, iş sürecindeki aktivitelerin zaman damgalarıyla birlikte kaydedildiği veri setleridir. Örneğin, bir sipariş işleme sürecinde, siparişin alınması, onaylanması, hazırlanması, gönderilmesi ve teslim edilmesi gibi aktiviteler olay kaydında yer alır. Süreç madenciliği, bu olay kayıtlarını kullanarak, iş sürecinin nasıl çalıştığını gösteren grafiksel modeller oluşturur. Bu modeller, sürecin akışını, sıklığını, süresini, maliyetini ve diğer özelliklerini gösterir. Önemli olan kısım olay kayıtlarının o olayı gerçekleştiren kişi ya da pozisyon ile bağlantısının kurulmuş olmasıdır. Bu bağlantı kişi ya da pozisyon bazında maliyet değerlerinin de sisteme dahil edilmesi ile o süreç gerçekleşirken katlanılan maliyet unsurları da tanımlanabilir. Böylece verimlilik artışına yönelik çalışmaların yanında maliyet azaltıcı tekniklerin de süreç üzerindeki etkililiği analiz edilebilir.

Süreç Madenciliği Uygulaması

Süreç madenciliği uygulamak için ilk adım olay kayıtlarını toplamaktır. Bu kayıtlar farklı kaynaklardan elde edilebilir. Örneğin veri tabanları, log dosyaları, sensörler veya anketler kaynak olarak kullanılabilir. Farklı kaynaklardan beslenen verilerin kayıt desenlerinin aynı olması kullanılacak olan süreç madenciliği kütüphaneleri için önemlidir. Kayıt deseni aynı olduğunda kümüle veriyi analiz ederek daha net sonuçlara ulaşmak mümkün olacaktır. Toplanan olay kayıtları temizlenmeli ve standartlaştırılmalıdır, çünkü bu kayıtlar farklı formatlarda, eksik veya hatalı olabilir. Verilerdeki gürültü faktörleri olarak nitelendirebileceğimiz aykırı noktaların temizlenmesi ile elde edilen temiz ve standart kayıtlar üzerinden süreç madenciliği çıktılarını yorumlamak daha doğru sorun tespitlerine bizleri yönlendirecektir.

Süreç madenciliği, iş süreçlerini analiz etmek ve iyileştirmek için güçlü bir veri madenciliği yöntemidir. Bu yaklaşım, iş süreçlerinin nasıl işlediğini anlamak için veriye dayalı bir yaklaşım sunmaktadır. Süreç madenciliği, iş süreçlerinin kalitesini artırma, maliyetleri azaltma ve müşteri memnuniyetini yükseltme konularında önemli bir rol oynar ve transaction log’lardan yola çıkarak iş yapış şekilleri üzerinden istatistiksel sonuçlarla süreci analiz eder.

Olay kayıtları analiz edilmeye hazır hale geldiğinde, çeşitli analiz yöntemleri ve algoritmalar kullanılarak süreç modeli oluşturulur. Bu model, iş sürecinin nasıl gerçekleştiğini gösteren bir harita gibi düşünülebilir. Süreç modeli oluşturmak için farklı notasyonlar ve araçlar kullanılabilir. Örneğin, Petri ağları, iş süreci modelleme notasyonu (BPMN), iş süreci yürütme dili (BPEL) veya iş süreci diyagramları (BPD) süreç madenciliğindeki olay kayıtları üzerinden modellemelerde kullanılan araçlar olarak özetlenebilir.

Süreç modeli oluşturulduktan sonra, bu model değerlendirilmeli ve iyileştirilmelidir. Bu aşamada simülasyon teknikleri kullanılarak farklı senaryoların nasıl etkiler yarattığı gözlemlenebilir. Simülasyon, iş süreçlerinin performansını, maliyetini ve etkinliğini ölçmek ve iyileştirmek için önemli bir araçtır. Ancak mevcut kütüphaneler modellemeler üzerinden eklenen nesnelerin çıkarılması, yenilerinin eklenmesi vb. gibi esnek kullanıma olanak vermemektedir. Süreç madenciliğinde simülasyon teknikleri üzerinden yapılabilecek TO-BE senaryoları ile olası değişikliklerin sürecin genelini nasıl etkilediği sorularına cevap verebilmek, bu teknolojinin geçeceği önemli kilometre taşı olduğunu da eklemek gerekir.

Süreç Madenciliği için Programlama Dilleri ve Kütüphaneler

Süreç madenciliği uygulamalarını geliştirmek için Python ve R gibi programlama dilleri ve bu dillere ait kütüphaneler kullanılabilir. Her iki dil de veri analizi, görselleştirme ve modelleme konularında güçlüdür. Örneğin, Python’da NumPy, Pandas, Matplotlib ve Scikit-Learn gibi kütüphaneler süreç madenciliği projelerine büyük katkı sağlar. R ise tidyverse, ggplot2, bupaR ve pm4py gibi kütüphanelerle süreç madenciliği uygulamalarını destekler.

Süreç Madenciliği ile Karşılaşılan Zorluklar

Süreç madenciliğiyle ilgili bazı zorluklar da bulunmaktadır. Veri kalitesi, süreç modelleme karmaşıklığı ve simülasyon eksikliği gibi zorluklarla karşılaşılabilir. Veri kayıtlarının kalitesiz olması, sonuçların güvenilirliğini etkileyebilir. Süreç modelleri her zaman gerçek süreçleri tam olarak yansıtmayabilir. Bu nedenle, bu zorlukları aşmak için yukarıda bahsettiğimiz verilerin standartlaştırılması aykırı noktaların temizlenerek verinin daha çok bilgiye yaklaştırılması gereklidir.

Sonuç

Süreç yönetimi ile etki alanları arsındaki ilişkiler göz önüne alındığında birbiri ile etkileşimli olarak bağlanmış birçok bilgi kaynağının olduğu aşikardır. Bu bilgi alanlarının kendi arasındaki ilişkiler, güncellemeler önceki ve sonraki işlemlere dair versiyon yönetimi, versiyonlara göre göstergelerin takip edilebilirliği gibi yönetsel yaklaşımlar, süreç madenciliği alanındaki gelişmelerin süreç yönetimi alanındaki çalışmaları önemli ölçüde etkileyecektir. Önceden Could olan yaklaşım prensipleri, dijital çağda should’dan must’a doğru yönelim sergilemektedir.