İş Analizinde Başarıya Giden Yolda Temel Teknikler

İş Analizinin Kısa Tanımı

Bu yazımda, iş analizine merak duyanları aydınlatmayı hedefleyerek iş analizinde kullanılabilecek en etkin tekniklerden bahsedeceğim. Tekniklere geçmeden önce, iş analizi kavramını anlamak için BABOK ve PMI tarafından sunulan farklı tanımlara bakmamız önem taşıyor.

BABOK 3.0’a göre iş analizi, “bir kurum içerisinde ihtiyaçların tanımlanması ve paydaşlara değer katan çözümler önerilmesi yoluyla değişimin gerçekleşmesini sağlayan uygulamalar bütünü” şeklinde tanımlanmıştır.

PMI ise iş analizini, “iş ihtiyaçlarının tanımlanması, uygun çözümlerin önerilmesi, gerekesinimlerin ortaya çıkarılması, dokümante edilmesi ve yönetilmesi için uygulanan aktiviteler bütünü” şeklinde tanımlamaktadır.

Bu iki tanım arasındaki farklılık, iş analizine genel bir bakış açısı sunarken öne çıkan yönleri belirginleştirir. BABOK, iş analizini geniş kapsamlı bir değişim süreci olarak ele alırken, PMI daha çok projelerin gereksinimlerini tanımlama ve belgeleme aşamasına odaklanır.

İş analizi tekniklerinden bahsetmeden önce analiz tekniklerini kullanırken süreçlerde bize yardım edecek olan 6 ana adımdan kısaca bahsedelim.

1. İş Analizi Planlama ve İzleme: Bu bilgi alanı bir proje veya programın iş analiz süreçlerinin yerine getirilmesi için gereken görevlerin İş Analistleri tarafından nasıl belirleneceği ile ilgili görevleri ve teknikleri içermektedir. Bu bilgi alanındaki görevler proje veya programın iş analizi süreçlerinin performansını yönetmektedir.

2. Gereksinim Toplama: İş analistlerinin, paydaşların ihtiyaçlarını ve çekincelerini anlamak için ne tip çalışmalar gerçekleştireceğini ve bulundukları çevre koşullarını nasıl değerlendireceklerini tanımlar. Gereksinim toplama çalışmalarının temel amacı, paydaşların ifade etmiş olduğu ihtiyaçların ardındaki gerçek nedenleri anlamaktır.

3. Gereksinim Yönetimi ve İletişimi: İş analistlerinin çatışmaları, sorunları ve değişiklik taleplerini nasıl yöneteceğini tanımlar. Bu sorunlarla karşılaşabileceğini öngörerek yol haritası belirlemesi sağlıklı olacaktır.

4. İşletme (Girişim) Analizi: İş analistlerinin bir iş ihtiyacını nasıl tespit ettiğini ve tanımladığını, organizasyon tarafından kabul edilebilir bir çözümün nasıl belirlendiğini tanımlar. Bilgi alanı problem tanımı ve analizini, iş vakası geliştirmeyi, fizibilite çalışmalarını ve çözüm kapsamı tanımlamayı içermektedir.

5. Gereksinim Analizi: İş analistlerinin sponsor konumundaki organizasyonun ve paydaşların ihtiyaçlarını karşılamak üzere proje ekibinin üreteceği çözüm için paydaş ve çözüm gereksinimlerini nasıl önceliklendirdiğini ve detaylandırdığını tanımlar. Paydaş ihtiyaçlarını karşılamak üzere bir çözüm tanımlamak amacıyla paydaş ihtiyaçlarının analiz edilmesini, iş süreçlerinin mevcut durumunun analiz edilerek gelişim noktalarının belirlenmesini ve tespit edilen gereksinimlerin onaylanmasını ve gerçekleştirilmesini içermektedir.

6. Çözüm Değerlendirme ve Onay: İş analistlerinin iş ihtiyaçlarını karşılayabilecek çözümler arasından en iyi çözümü belirlemek için yapacağı değerlendirmeleri içermektedir. Bu amaçla olası çözümlerin nasıl değerlendirileceğini, çözümlerin ihtiyaçları karşılamadığı noktalarda iyileştirmelerin nasıl tespit edileceğini ve çözüm üzerinde yapılması gereken değişikliklerin nasıl tanımlanacağı ile ilgili görev ve tekniklerden oluşmaktadır. Bilgi alanı aynı zamanda uygulamaya alınmış bir çözümün proje veya program kapsamında belirlenmiş ihtiyaçları ne ölçüde karşıladığı ile ilgili değerlendirmenin iş analistleri tarafından yapılacağını tanımlar.

İş analizi neden yapılır?

Bilgi eksikliğinden kaynaklı sorunları gidermek.
Belirli standartlara uyulmasını sağlamak.
İşler hakkında sistematik kontrol.
İşlerin yapılmasıyla ilgili standart performansların belirlenmesi.
Gelecekte doğabilecek ihtiyaçları belirlemek.

İş ihtiyaçlarını, amaçlarını ve hedeflerini analiz etmek için bir ya da birden fazla teknik kullanılabilir fakat uygun teknik hayati bir rol oynar. İş analizi teknikleri sadece IT sektöründe değil, İK, Strateji, Planlama gibi birçok departman tarafından kullanılmaktadır. Şimdi, en etkili iş analizi tekniklerine odaklanma zamanı geldi.

1) SWOT

Her kişinin veya her kurumun, güçlü ve zayıf yönleri vardır. Güçlü ve zayıf yönlerini tespit edebilmek başarılı olmanın en kritik nüansı olarak ifade edilebilir. SWOT analizi kapsamlı olarak bunu analiz edebilmemize yarar.

Kelime anlamıyla SWOT analizi; Strenghts (güçlü yönler), Weakness (zayıf yönler), Opportunities (fırsatlar) ve Threats (tehditler) kelimelerinin baş harflerinin bir araya gelmesiyle oluşur.

SWOT analizinin temel amacı;

Şahsi veya işletmesel herhangi bir konuda karar alma aşamasında güçlü veya zayıf, avantajlı veya dezavantajlı noktaların bir bütün halinde ele alınmasını sağlamaktır.
Bir nevi işletme için ayna görevi görmektedir.
SWOT analizi, atılması gereken en doğru adımların belirlenmesine yarar.
Pazardaki yükselmeyi kolaylaştıracak yolu doğru bir şekilde çizebilirsiniz.

SWOT analizi kurum ve kişilerin önemli karar aşamalarında içeride ve dışarıda, olumlu ya da olumsuz yanları görerek daha sağlıklı karar almalarını sağlar. Strenghts ve Weakness iç etmenler, Opportunities ve Threats ise dış etmenler olarak ayrılır.

SWOT analizi hazırlarken her başlık için sorabileceğimiz, bizi cevaba doğru yönlendirecek sorular vardır.

Strengths (Güçlü Yönler)

Güçlü yönler karşılaşacağımız bir probleme, çözülmesi gereken bir soruna ya da yapılacak atılıma karşı bizi öne çıkaracak yönlerimizdir. Bu yönümüzü analiz edebilmek için dikkat edebileceğimiz bazı unsurlar:

Yetenekler,
Rekabet avantajları,
Kaynaklar ve varlıklar,
Tecrübe, bilgi ve veriler,
Süreç yönetimi,
Konu hakimiyeti.

Weakness (Zayıf Yönler)

Zayıf yönler, karşılaşacağımız bir problemdeki eksik yanlarımızı tespit ederek bunları geliştirmemizi, bu eksik yanları gidererek daha iyi bir sonuç almamızı sağlar. Bu yönümüzü analiz edebileceğimiz bazı unsurlar:

Eksik yetenekler,
Rekabet gücündeki boşluk,
Mali durumun yetersizliği,
Süreç yönetimi,
Veri yetersizliği,
Yönetim miyopluğu.

Opportunities (Fırsatlar)

Fırsatlar, karşı karşıya olduğumuz durumu çözümleyebilmek için dış bir etken olarak bize artı puan kazandıracak etmenleri temsil eder. Fırsatları analiz edebileceğimiz bazı unsurlar:

Pazardaki gelişimler,
İnovasyon ve teknolojik gelişimler,
Küresel etkiler,
Coğrafi konum,
Devlet ve sektör politikaları,
Rakiplere karşı durum.

Threats (Tehditler)

Tehditler, karşılaştığımız durumu çözümlerken bize engel olabilecek etmenleri önceden tespit edip önlem almamız için gereklidir. Tehditleri analiz edebileceğimiz bazı unsurlar:

Politik ve ekonomik durum,
Rakiplerin durumu,
Kaynak yetersizliği,
Coğrafi konum,
Teknolojik yetersizlik,
Pazarın talepleri.

2) Beyin Fırtınası (Brain Storming)

Beyin fırtınası karşılaşılan sorunlara çözüm bulmak, bir konu hakkında birden çok fikir üretmek için kullanılan bir yöntemdir. Beyin fırtınası, iş analistlerinin çalışmalarında sıkça başvurduğu bir yöntemdir. İş analisti, paydaşları yaratıcı fikir üretmek için bir ortamda toplayabilir ve beyin fırtınası gerçekleştirebilir. Beyin Fırtınası günlük iş yaşantısında sık sık yaptığımız, doğru uygulandığı zaman çok değerli fikirlere ulaşabilen bir aktivitedir.

Beyin fırtınası, IIBA BABOK v3’te iş analistlerinin bilmesi gereken 50 teknikten biri olarak verilmektedir.
Beyin fırtınası, karşılaşılan sorunlara çözüm bulmak, bir konu hakkında birden çok fikir üretmek için kullanılan bir yöntemdir.
İş analisti, paydaşları yaratıcı fikir üretmek için bir ortamda toplayabilir ve beyin fırtınası gerçekleştirebilir.
Her toplantıda veya her teknikte olduğu gibi iş analistleri beyin fırtınasının kurallarını doğru uygulamaz ise vakit kaybına neden olabilir.

Ancak her toplantıda veya her teknikte olduğu gibi iş analistleri, beyin fırtınasının kurallarını doğru uygulamaz ise vakit kaybına neden olabilir. Beyin fırtınası aşağıdaki kurallar çerçevesinde gerçekleştirilirse başarı yakalanabilir:

Beyin fırtınasının bir toplantı olduğu ve bu toplantının kuralları olması gerektiği unutulmamalıdır.
Konu tüm katılımcıların göreceği şekilde bir yere yazılmalıdır.
Toplantı yönetilebilir bir grup ile yapılmalıdır (5-6 kişi).
Beyin fırtınasının yapılacağı toplantının süresi net olarak belirlenmelidir.
Ulaşılan fikirleri değerlendirmek için değerlendirme kriterleri belirlenmelidir.
Bu kriterler herkesin bileceği şekilde ilan edilmelidir.

3) Zihin Haritalandırma (Mind Mapping)

Zihin haritalandırma, bize farklı problemler, fikirler, düşünceler vb. hakkında net ve görsel bir anlayış sağlayan çok faydalı ve etkili bir iş analizi tekniğidir.

Zihin haritalandırmanın yapısı beyindeki nöronların yapısına çok benzer. Böyle denilmesinin en önemli nedenlerinden biri yeni fikirlerin ve kaynakların eklenmesiyle genişlemeye devam etmesidir.

Bir iş analistinin rolü, herhangi bir fikir, düşünce ve bilginin yapılandırılmış ayrıntılarını elde etmek için zihin haritaları kullanılarak çözülebilecek müşteriler veya paydaşlar tarafından elde edilen sorunları araştırmak ve değerlendirmektir. Zihin haritası tekniği, analiz edilmesi gereken tüm faktörlerin dikkate alınıp alınmamasını sağlar.

6 adımda zihin haritanızı hazırlayabilirsiniz: