Kısa ve Öz Olmak Mümkün Mü?

“Kimse sizin ne demek istediğinizi anlamak için fazladan enerji harcamak istemez..”

İş hayatındaki iletişimimizi en etkili şekilde kullanmak her zamankinden daha önemli çünkü ilgi ve dikkat süresinin giderek azaldığı, araya sürekli başka işlerin girdiği, kesintilerin yaşandığı ve bilgi bombardımanının hakim olduğu bir çağda “kısa ve öz” olmak en önemli yetkinliklerden biri haline geldi. Peki kısa ve öz olmak niçin bu kadar zor? Gelin hem bu sorunun cevabını hem de çözüm yollarını birlikte inceleyelim.

Bu yazımda sizlere, Joseph McCormack’ın kaleme aldığı “Brief” (Kısa ve Öz) kitabının altını çizdiğim satırlarını derleyip aktarmaya çalışacağım. Yazıya başlamadan önce Yazar Joseph McCormack’ı kısaca tanıtmak istiyorum. Kendisi; Amerikan Ordusu, SAP, MasterCard, Harley-Davidson ve Heinz gibi birçok önemli kuruma stratejik iletişim danışmanlığı yapmış ve hikaye anlatımı yoluyla mesaj iletme konularında büyük başarıları olan bir isim. McCormack, “Daha az sözle daha çok etki yaratmak” mottosuyla yayımladığı Brief (Kısa ve Öz) kitabında profesyonel hayatta etkili iletişim kurmanın püf noktalarına birçok yaşanmış örnekle yer veriyor. Hazırsanız artık başlayabiliriz 😊

Günümüzün yüksek hızlı bilgi dünyası, dikkat ve ilgi eksikliği, kesintiler ve sabırsızlık hali, dinleyicileriniz ilgiyi kaybetmeden önce hızlıca sadede gelmenizi gerektiriyor. İzleyeceğimiz videoların bile süresine göre karar verdiğimiz bu çağda 1.5x, 2x hızlandırma seçenekleri arasında gidip gelirken kısa ve öz olmak için mücadele etmemiz gereken sorunları iyi anlamamız ve bu sorunlara çözümler bulmamız gerekiyor. Peki bu çözümler neler?

1- Enformasyon Seli

Atlassian adlı yazılım geliştirme şirketinin raporuna göre bir profesyonel haftada yaklaşık 304 adet e-posta alıyor.* Bu e-postaların okunması, anlaşılması ve cevaplanması için ise haftada 20 saatin üzerinde bir zaman harcandığı ifade ediliyor. Hadi e-posta işimizin bir parçası diyelim, peki ya akıllı telefonlar! Yapılan araştırmalarda bir insanın mesai saatleri içerisinde ortalama 150 defa akıllı telefonunu kontrol ettiği belirtiliyor.* Bu sayısal verilerden de anlaşılacağı üzere gün içerisinde maruz kaldığımız enformasyonun şiddeti tahmin ettiğimizden çok daha fazla. Gelelim patronlara. Bir CEO için zaman çok daha kısa. “CEO’lar ne yapar” adlı bir çalışmaya göre CEO’lar zamanlarının %85’ini başkalarıyla geçiriyor (toplantılar, halka açık etkinlikler, iş seyahatleri gibi) kalan %15’lik kısımda ise eğer randevu alabildiyseniz sizin aktarımlarınızı dinleme fırsatları oluyor. İşte tam bu noktada hızla sadede gelme yeteneğinizi ve özlü olmaktaki ustalığınızı konuşturmanız gerekiyor. Sesinizi duyurmak istiyorsanız kısa ve öz olmaktan başka çareniz yok!

2- İlgi ve Dikkat Eksikliği

Enformasyon seli insanların odaklanma ve öncelikleri belirleme yeteneğini zayıflatıyor. Araştırmalar ortalama dikkat süresinin son yıllarda 12 saniyeden 8 saniyeye gerilediğini gösteriyor* Sık sık kesintiye uğramak insanın zihinsel kapasitesini zayıflatıyor. Bir saat içinde on defa farklı bir konuya odaklanmanız, üretici düşünme zamanınızın mümkün olanın çok altına inmesine neden oluyor. Bu da anlama, karar verme ve hatırlama kapasitenizin azalmasına yol açıyor. Genelde bazı yöneticiler günün sonunda tükendiklerini ve kendilerini sanki dikkat eksikliği sendromuna yakalanmış gibi hissettiklerini belirtiyorlar. Odak noktanızı, önemliden önemsize doğru filtreleyebilirseniz bu süreci daha kontrollü yönetmeniz mümkün. Buna ilave olarak günün belirli saatlerinde algılarımız daha yüksek oluyor. Kimisi için bu, sabahın erken saatleriyken kimisi için gecenin ilerleyen saatleri olabiliyor. Önemli kararlarınızı, algınızın en açık olduğu zaman diliminde vermeniz dikkat eksikliğini en asgari düzeye indirmenize katkı sağlar.

3- Kesinti

Araştırmacılar, çalışanların saatte ortalama 6–7 kez kesintiye uğradığını ortaya koyuyor. Bu da sekiz saatlik bir çalışma gününde 50–60 kesinti anlamına gelir. Kesinti sadece dış etkenlerden kaynaklanmıyor. Çoğu kez kendi kendimizi de kesintiye uğratıyoruz. Zor bir iş üzerinde çalışırken daha kolay ve daha ilginç bir şeyin dikkatimizi çekmesi sıkça yaşadığımız bir olaydır. İş hayatındaki e-posta trafiği, keyifli masa sohbetleri ve akıllı telefon gibi uyarıcılara bir takım ayarlar çekerek kesintiyi minimuma indirebiliriz.

4- Sabırsızlık

Günümüzde her şey inanılmaz hızlı. Yemek siparişinden, alışveriş deneyimine, online aktivitelerden, ikili ilişkilere kadar hiçbir süreçte beklemeye tahammülümüz bulunmuyor. Teknoloji, her şeyin giderek hızlanacağı yönünde dile getirilmemiş bir beklenti oluşturdu. O yüzden fikrinizi yeterince kısa süre içinde anlatmazsanız, insanların sabrı tükenebilir. Günümüzde fikriniz, mevkiniz veya size tanınan sürenin hürmetine işinizi yürütmek artık mümkün değil. Bunu daha küçük bir pakete koyarak daha kolay tüketilebilir ve hazmedilebilir hale getirmeniz gerekiyor. Kısaltıp çabucak ana fikre gelmezseniz unutulursunuz!

Artık mücadele edeceğimiz sorunları öğrendik. O halde dinleyicilerimize daha etkin bir şekilde ulaşmak için nelere dikkat etmemiz gerektiğini kendimize sorabiliriz:

Karmaşık bilgileri derleyip 2 dakikalık özet halinde sunabiliyor muyum?
3–4 satırı geçmeden ana fikri anlatan e-postalar yazabiliyor muyum?
PowerPoint sunumlarım 10 slayttan az ve yazı bakımından fakir ama görsel olarak zengin mi?
Karmaşık fikirleri basit bir hikaye, benzetme veya anekdota dönüştürebiliyor muyum?
Başarılı bir muhabir gibi manşet atmayı başarabiliyor muyum?
Kafaları karıştıran kurumsal jargon yerine basit bir dilde, açık, net ve özlü konuşabiliyor muyum?
Bir şey anlatırken karşımdakinin ilgisinin kaybolduğunu hemen anlayabiliyor muyum?

Bitiyor 🙂

Az ve öz olmak derin bir deneyimle başlar. Bir konu hakkında ancak ayrıntılı bilgiye sahip olduğunuzda doğru bir özet çıkarabilirsiniz. Az ve öze giden yol, uzun ve çok çalışma gerektirir. Sizin zaman ayırarak gerekli araştırma ve analizi yapmanız, dinleyicileri bu gayreti sarf etmekten kurtarır. Yöneticiler her zaman çok meşguldür ve sizin dolambaçlı sunumlarınız onların muhatap olduğu günlük bilgi bombardımanı içinde kaybolup gider. Kısa ve öz olmak, vermek istediğiniz mesajı karşınızdaki kişiyi harekete geçirmek için gerekli olan sürede vermeyi başarmaktan geçer.

Yukarıda da belirttiğimiz gibi, günümüzün bilgi dünyasının hızı, dikkat eksikliği, kesintileri ve sabırsızlığı, dinleyicilerin ilgisi kaybolmadan önce sadede gelmenizi ve ana fikri ortaya koymanızı gerektiriyor. Ana fikri ortaya hızlı bir şekilde koymak için bu 7 soruyu kendimize sürekli sormalı ve bu alandaki gelişimimizi düzenli olarak takip etmeliyiz.

Kaynaklar: