ÖncekiKullanım kılavuzları kullanıcıya nasıl yapacaklarını anlatır, ama hangi dille? Bu yazının konusu; bu dokümanların hangi dille hazırlanması gerektiği üzerinedir.
Adına ne derseniz deyin; kullanım kılavuzu, kullanıcı dokümanı, son kullanıcı dokümanı, Türkçe’de de yaygın kullanılan İngilizcesi ile user guide. Hepsinin temel işlevi ürünü nasıl kullanacağınızı anlatması, bunu da doğru metinlerle yapmasıdır.
Geliştirilen her ürünün (ister bir makine, ister bir dijital uygulama olsun) anlaşılır bir dille hazırlanmış kullanım kılavuzuna ihtiyacı vardır. Ürünle birlikte müşteriye teslim edilen bu dokümanlar, ürünün doğru ve etkili kullanımı için kullanım öncesinde okunmalı ve anlaşılmalıdır. Müşteri satın aldığı ürünü bu doküman sayesinde tanıyıp, nasıl kullanacağını doküman ile öğrenebilmelidir. Özellikle tehlike oluşturabilecek cihazların kullanım kılavuzları hassasiyetle hazırlanmalı, riskler konusunda kullanıcı uyarılmalıdır.
Kullanım kılavuzu metinleri doğru sorulara doğru ve açıklayıcı yanıtlar içermelidir. Her şeyden önce ürünün açık şekilde tanımlanması gerekmektedir. Ürünün parçaları ve özellikleri belirtilmeli, açıklamalar görseller kullanılarak güçlendirilmeli, anlaşılması ve hafızada uzun süre kalması amaçlanmalıdır. Görsel kullanıldığında metin içinde geçen unsurlarla görülmesi gereken şekillerin aynı sayfada olması sağlanmalı, görseller yazı ile birbirlerini destekleyecek şekilde kullanılmalıdır. Görsel kullanılmadığı durumlarda da metinler, kullanıcıya ürünü hayal ettirebilecek güçte olmalıdır.
Öncelikle Hedef Kitle Belirlenmeli
İçerik, kullanıcı profili dikkate alınarak hazırlanmalı, bütün yazım tiplerinde olduğu gibi hedef kitle doğru belirlenmelidir. Kılavuzu yazarken, ürün sahibi ya da üretici olarak değil kullanıcı bakış açısıyla hareket edilmelidir. Metin yazarı kendini kullanıcının yerine koyup bu gözle bakmalıdır. Aksi takdirde kılavuzda anlam bütünlüğü sağlanamaz, verilmek istenen bilgi verilemez.
Kullanıcı dokümanlarında ya da kılavuzlarda aranan en önemli özelliklerden biri de anlaşılabilirliktir. Sade ve anlaşılır metinler, olabildiğince basit ve kısa cümleler, toplumun çoğunluğu tarafından anlaşılabilir içerikler tercih edilmelidir. Metinlerde kullanılacak teknik terimlerin yoğunluğu da anlaşılabilirliği etkileyecektir. Bu nedenle mümkün olduğu kadar teknik terim kullanmaktan kaçınılmalı, teknik kavramlar basitleştirilerek açıklanmalı hatta bazı terimlerin dipnotlarla açıklanması yoluna gidilmelidir.
Kullanıcıyı Yönlendirin
Kullanıcı dokümanlarında aranan bir başka özellik de yönlendirici metinler içermesidir. Yazdığınız metinler kullanıcıyı net bir şekilde yönlendirmelidir. Kullanıcıyı düşündürecek cümlelerden kaçınılmalı, verilen talimatlar ve bilgiler net olmalıdır. Yine benzer şekilde verilen talimatların sonuçları ve sonraki adımlar da anlatılmalı, eksik işlem durumlarında alınacak hatalar için uygun mesajlar verilmelidir.
Bu yönleriyle bakıldığında söz konusu dokümanlar, müşteriler için ürünün etkili ve sorunsuz kullanımı için belirleyici unsurlar olabilmektedir. Müşterinin aradığı yanıtları eksiksiz bulabileceği bir dokümanın, sade ve anlaşılır bir dille hazırlandığında etkisi büyük olacaktır.
